Quels sont les avantages d’un serveur vocal interactif dans le Cloud ?

Le serveur vocal interactif se présente comme un système audio informatique qui a la capacité de gérer de façon simultanée les appels entrants et sortants. C’est un outil innovant qui se retrouve dans les dernières solutions de téléphonie d’entreprise. Il faut noter qu’avec la téléphonie Cloud, la communication a connu un essor réjouissant dans les entreprises. Les communications sont plus fluidifiées et les clients sont plus preneurs. En effet, ce système permet aux clients d’être plus satisfaits et c’est l’entreprise qui en profite au retour. Cet article vous présente les réels avantages d’un serveur vocal interactif dans le Cloud.

Le serveur vocal interactif, de quoi s’agit-il concrètement ?

Avec un serveur vocal interactif (SVI), vous allez facilement rediriger vos interlocuteurs vers un service approprié en leur disant d’appuyer sur telle ou telle autre touche sur leur clavier de téléphone. Le dialogue peut se faire ici par la voix ou la configuration des menus vocaux. Retenez ici que le Cloud est un modèle qui favorise un accès partout et en tout temps et bien pratique. Il est aussi à la demande à un ensemble de ressources que vous pouvez configurer ou même à un réseau partagé. Avec le Cloud, vous pouvez avoir accès à des données depuis Internet. Vous pouvez de même avoir accès à des programmes. Cela dit, vous pouvez utiliser un serveur vocal interactif dans le Cloud en achetant ses ressources informatiques sous forme de service. Il faut dire qu’avec la téléphonie Cloud, les communications se font plus par Internet. Elles sont alors mobiles et pas dispendieuses. Le serveur vocal interactif est programmé pour répondre automatiquement aux actions de l’interlocuteur. Mais, comment fonctionne réellement le serveur vocal interactif ?

Fonctionnement du SVI

Distribution automatique des appels, c’est ce que vous verrez premièrement faire votre serveur vocal interactif. Lorsque l’interlocuteur compose le numéro de l’entreprise, le SVI lui indiquera instantanément un choix d’option qu’il devra sélectionner par la suite. Dès lors, il sera dirigé vers le service qui pourra s’occuper de sa préoccupation. Il faut noter que le serveur vocal est un ensemble de ressources télécoms et de ressources applicatives. Vous y verrez entre autres, un serveur d’applications pour superviser, développer et administrer le serveur vocal. Selon votre entreprise, vous pouvez opter pour un type de menu particulier. Il peut alors s’agir d’un unique menu principal ou vous pouvez accompagner de ce menu des sous-menus pour mieux diriger vos clients. Quand l’interlocuteur appuie sur une touche de clavier de son téléphone, le système de l’entreprise va recevoir une tonalité DTMF. Ensuite, cette tonalité permettra audit système de passer à la sélection de la bonne option en considérant l’option prise par l’interlocuteur. Plusieurs catégories d’entreprises peuvent se servir du SVI. Il s’agit entre autres :

  • des centres d’appels ;
  • les entreprises qui ont un important volume d’appels ;
  • les services clients de SAV, etc.

En effet, il est beaucoup plus intéressant de l’installer dans les entreprises ou sociétés où les gens ont besoin d’informations de façon beaucoup plus instantanée. Par exemple, l’on pourrait appeler pour consulter les comptes ou prendre des renseignements sur les horaires de démarrages d’un train et autre. Grâce à la reconnaissance vocale, vous n’êtes plus obligé d’appuyer sur une touche, mais vous allez juste appuyer sur le numéro qui correspondra à l’action que vous voulez exécuter.

Quels avantages offre un SVI dans le Cloud ?

Les entreprises ne peuvent décidément pas se passer de ce service aujourd’hui. En effet, il y a plusieurs avantages qu’elles peuvent en tirer. Déjà, sachez qu’avec la téléphonie Cloud, vos employés n’auront aucun mal à gérer leurs appels professionnels depuis leurs domiciles. Il faudra simplement que ces derniers puissent se connecter à son interface web depuis un navigateur. Avec le SVI dans le Cloud, les activités téléphoniques d’une entreprise peuvent continuer avec des employés non présents sur l’emplacement de l’entreprise.

Cela reste une bonne idée surtout en cette période où tout le monde est invité à rester chez soi. En employant cette technique, vous vous affranchissez de toutes contraintes relatives à une présence physique sur le site de l’entreprise.

En outre, votre interlocuteur peut entendre une musique ou un message d’accueil intéressant et ce système reste disponible tous les jours et à toutes les heures. C’est une manière aussi de personnaliser l’accueil téléphonique. Ainsi, vos clients pourront accéder à toutes sortes d’informations ou de satisfaire eux-mêmes à leurs demandes instantanément et de façon plus ergonomique. Enfin, reconnaissez que c’est un moyen de communication qui fera la joie de ceux qui ne se sentent pas bien avec Internet. Ils vont ainsi accéder vite à l’information.

Avoir un bon œil sur vos collaborateurs

Si la téléphonie Cloud favorise le travail à distance, cela est tout aussi bien pour coordonner le travail d’équipe. Vous pouvez ainsi former et coacher vos équipes même si vous n’êtes pas sur le même site. En tant que chef de l’équipe, vous pouvez avoir accès au tableau montrant les appels en cours et vous pourrez suivre avec l’intéressé la conversation téléphonique. Vous saurez aussi le nombre d’appels déjà effectué et les nouveaux peuvent aussi suivre les anciens communiqués pour être plus aguerris. Par ailleurs, avec le serveur vocal interactif dans le Cloud, vous avez la possibilité de créer des arborescences pour permettre aux correspondants de se retrouver chez le bon interlocuteur. Vous pouvez alors suivre tout le travail avec votre équipe.

La productivité et la rentabilité de l’entreprise

En vous appuyant sur ce qui vient d’être développé, vous savez maintenant que vos collaborateurs seront toujours à la tâche et vous pourrez à tout moment apporter votre expertise. Dès lors, sachez que l’entreprise sera encore plus productive en s’accrochant au SVI dans le Cloud. En effet, la productivité d’une entreprise va également dépendre de la satisfaction de ses clients. Avec le SVI, vos clients seront toujours satisfaits, car ils auront les informations recherchées en temps réel sans perdre leurs temps. Aussi, le fait de gérer plusieurs appels simultanément vous permet de satisfaire plus d’un client à la fois. La vie devient aussi plus simple pour votre client qui n’a alors qu’un seul numéro à composer. De ce fait, la relation client est améliorée et le client gagnera du temps de même que l’entreprise. Ce système vous permet aussi d’augmenter vos ventes, car les prospects vont se sentir plus en sécurité lorsqu’ils voudront souscrire à vos services. Enfin, ce système permet à l’entreprise de ne pas se tourner vers un personnel coûteux qui doit gérer les appels téléphoniques. Les coûts du service d’informations sont diminués et les dépenses sont alors moindres avec le SVI dans le Cloud.

Autres avantages reconnus aux SVI

Avec le SVI dans le Cloud, l’expérience client est nettement améliorée et les performances des équipes commerciales et autres sont mieux analysées. En outre, ce système permet de réduire considérablement le temps d’attente des clients. Si votre productivité peut être nettement améliorée grâce à ce système, c’est parce que ce système vous donne l’occasion d’être plus professionnel. En effet, les clients satisfaits n’hésiteront pas à parler à leurs proches de la bonne expérience qu’ils ont eue avec vous. Le SVI dans le Cloud soigne l’image de votre marque et vous êtes plus considéré, car vous répondez à vos clients ou prospects avec précision. Retenez alors que ce service permet aux collaborateurs d’une entreprise d’être plus rapides et plus efficaces pour la bonne marche des choses.

Comment installer alors un SVI ?

Pour procéder à l’installation du SVI à votre standard téléphonique virtuel, vous n’aurez pas de difficulté. Vous n’aurez qu’à activer les différentes fonctionnalités SVI sur le numéro d’accueil de votre entreprise. Par la suite, vous allez définir un scénario de votre choix, soit une voix, soit la musique. C’est une annonce d’accueil de votre choix que vos interlocuteurs écouteront lorsqu’ils vous joignent par téléphone. De là, vous téléchargerez les fichiers sons et ferez entre autres les réglages horaires. Comme son, vous pouvez mettre « si vous désirez joindre le département client, appuyez sur la touche 1 ou dites 1, si vous êtes déjà client, faites 2 ou dites 2 pour, etc. » Cela sera alors votre menu d’option. Il s’agit ici de faire la programmation des routages avant de passer à la planification le flux d’appel vers les services ou agents adéquats. Cela permet à celui qui sera de l’autre côté de la ligne de ne pas avoir à composer plusieurs numéros avant d’être satisfaits.

Les ingrédients pour un SVI dans le Cloud performant

Votre SVI doit être ouvert 24 heures sur 24 même si votre entreprise ne respecte pas cette tranche horaire. En outre, dans votre menu horaire, ne mettez pas trop d’options, mais soyez précis et concis pour ne pas perdre votre client. À la fin de toute option utile, vous devez diriger votre interlocuteur vers un agent pour être mieux guidé. Ensuite, n’oubliez pas que vous aurez à converser avec un humain, alors il faudrait que lui-même sente que c’est un humain comme lui qui est au bout du fil et non une machine. Pensez donc à personnaliser vos messages pour les humaniser. Cela offrira plus de convivialité à l’appelant. Enfin, vous devez héberger vos données sur un serveur conforme au RGPD et tenez compte de la puissance de votre serveur local. C’est cela qui vous amènera à lui consacrer un serveur spécifique.  

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Jean-Louis

A propos de l'auteur: Jean-Louis

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